Quatro novos modelos para reuniões que trazem melhor processo produtivo

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Reuniões desnecessárias chegam a custar mais de R＄ 533 milhões por ano às grandes empresas, de acordo com um estudo realizado pelo professor de ciência organizacional, psicologia e gestão Steven Rogelberg. O levantamento analisou a agenda semanal de mais de 600 colaboradores de 20 setores diferentes, e descobriu que, em média, os funcionários gastam cerca de 18h semanais imergidos em reuniões.

As reuniões, é claro, têm seus propósitos e diversos pontos positivos, como a troca em tempo real de informações, criação de projetos e estratégias, pensamento coletivo de soluções e acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas. No entanto, quando mal feitas, podem ser prejudiciais às rotinas dos colaboradores e das instituições, ocasionando em estresse e falta de tempo para as atividades do dia a dia.

Com o intuito de ajudar as companhias a melhor organizar suas reuniões e, consequentemente, a produtividade dos seus colaboradores, o especialista Leandro Fernandes, Gerente de People & Culture do ManpowerGroup Brasil, consultoria global especializada em recursos humanos, aponta quatro formatos de realizar reuniões, cada uma com um objetivo específico e visando o melhor uso do tempo. Veja a seguir:

Reunião stand-up

Como já descrito no nome, esse modelo de reunião é realizado em pé e tende a ter uma curta duração, de no máximo 15 minutos. Nela, os participantes compartilham suas atividades e obstáculos com o objetivo de manter todos da equipe alinhados e atualizados.

Reunião de status

Podendo ser numa sala física ou virtual, a reunião de status tende a ser semanal, onde os participantes comentam sobre os progressos nos projetos em que estão atuando e reforçam quais são os objetivos e prazos, mantendo o alinhamento com o gestor e colegas.

Reunião de brainstorm 

Esse modelo de reunião tende a ser mais longo, pois é nele que se criarão novas soluções para problemas específicos. A ideia é fazer uma tempestade de ideias e ir aprimorando as sugestões ao longo do encontro para desenvolvê-las depois. É essencial que os participantes tenham um briefing sobre os temas abordados.

Reunião de alinhamento 

O diretor de área, fornece informações sobre os próximos passos, novos projetos e estratégias, insights sobre novidades da empresa, com o objetivo de manter seu time atualizado e em sintonia. O ideal é que os colaboradores usem esse tempo para ouvir com atenção e tirar as dúvidas que surgirem, sem se prolongar.